Come funziona, prima di decidere
Tutto quello che c'è, cosa vi chiediamo, come saranno le prime settimane e cosa non facciamo. Letto questo, non ci sono sorprese.
In generale
Cos'è
Un sito in cui l'azienda collega gli strumenti che già usa (fatture, agenda, negozio, posta) e accende delle automazioni: solleciti, promemoria, avvisi, risposte ai messaggi. I messaggi li prepara il sito; l'azienda li approva e li manda con un clic dal suo WhatsApp o dalla sua posta. Quando si fida, può farli nascere già approvati e, per le e-mail, farli partire da soli a suo nome; per WhatsApp resta un tocco per inviarli.
Cosa non è
Non è un nuovo gestionale e non sostituisce i vostri programmi: ci si appoggia sopra. Non prende decisioni su soldi, rimborsi o salute. Non risponde mai da solo a un messaggio urgente o a un reclamo: quello va a una persona.
È un'intelligenza artificiale
Impara il vostro modo di lavorare: tono (tu o lei), firma, regole, risposte che date. Sotto ogni messaggio potete chiedere una modifica a parole ("più breve", "aggiungi l'IBAN") e la correzione che fate a mano diventa un'abitudine per i messaggi successivi. Nelle prime settimane sbaglia di più e chiede più conferme; ogni correzione la fa migliorare. Lo diciamo chiaramente a chi si iscrive.
Cosa serve da voi
Un'ora per partire: registrazione, "il tuo modo" (tono, firma, orari, regole), caricamento dei file che chiediamo per i servizi scelti (fatture, agenda, rubrica, listino), e il collegamento del negozio se c'è. Poi dieci minuti al giorno per approvare e correggere.
Come sarà all'inizio
Prime 2-4 settimane: tutto con approvazione, nessun messaggio parte da solo. Vedrete i conteggi: quanti messaggi vanno bene così com'erano, quanti corretti. Quando 9 su 10 vanno bene, il sito vi dice che potete passare all'automatico, servizio per servizio.
Cosa succede se qualcosa va storto
Ogni messaggio preparato è visibile e fermabile prima dell'invio. I messaggi non più validi (fattura pagata, appuntamento annullato, ordine spedito) si cancellano da soli. Un bottone "Segnala un problema" è in fondo a ogni pagina: lo leggiamo noi.
I vostri dati
Restano vostri. Le chiavi dei collegamenti sono cifrate e revocabili. Potete scaricare tutto in un file e chiudere l'account cancellando tutto, quando volete. Non chiediamo dati sanitari.
Prezzo
Un canone mensile per ogni servizio, senza vincoli: si attiva e si ferma quando si vuole. La registrazione è gratuita e non chiede una carta.
Le regole che non cambiano
- Le risposte che arrivano dai tuoi clienti o pazienti non ricevono mai una risposta automatica: vanno a una persona. Quelle urgenti (dolore, sangue, qualcosa di rotto, un reclamo) vengono segnalate subito.
- I messaggi con tono deciso, come il secondo sollecito, aspettano sempre la tua approvazione, anche se l'automazione è in automatico.
- Niente che riguardi soldi in uscita, rimborsi o dati sanitari parte da solo.
I messaggi partono dal WhatsApp della tua attività (va bene anche WhatsApp Business, che è gratuito) con un tocco: si apre WhatsApp con il testo già scritto e tu premi Invia, come se lo scrivessi tu. Non paghi nulla a messaggio, né a noi né a Meta. Lo stesso vale per la posta: le e-mail partono dalla tua casella.
Solo se un giorno vorrai che i messaggi WhatsApp partano da soli, senza il tuo tocco, serve la piattaforma a pagamento di Meta: pochi centesimi a messaggio, pagati da te a Meta. È facoltativo e te lo diciamo prima.
Servizio per servizio
Solleciti fatture incluso nei piani
Cosa fa
- Legge le fatture emesse (dal file del gestionale o dalle fatture elettroniche) e sa quali sono scadute.
- Prepara un sollecito gentile dopo i giorni che decidete voi; se resta non pagata, uno più deciso ogni settimana.
- Segnata pagata una fattura, i solleciti in sospeso spariscono da soli.
- Vi avvisa in anticipo delle fatture dei fornitori da pagare.
Cosa ci serve da voi
- Elenco delle fatture aperte (Excel) o le fatture elettroniche .xml/.p7m
- Rubrica clienti con e-mail e telefono
- Tono e firma; se volete, le coordinate per il pagamento da indicare
Come sarà all'inizio
Il primo giorno caricate le fatture e vedete subito i solleciti pronti. Li leggete, li correggete, li mandate con un clic. Dopo qualche settimana, se i testi vanno bene, mettete in automatico il primo sollecito; il secondo, quello deciso, chiede sempre il vostro sì.
Cosa non fa
- Non fa recupero crediti per conto terzi (in Italia serve una licenza): i solleciti sono vostri, a vostro nome.
- Non manda il secondo sollecito senza approvazione.
Appuntamenti per cliniche e studi incluso nei piani
Cosa fa
- Agenda per giorno; aggiunta rapida; pagina pubblica dove il paziente chiede un appuntamento e voi confermate con un clic.
- Promemoria il giorno prima, conferma all'inserimento, richiamo di chi non viene da mesi.
- I messaggi in arrivo (telefonate registrate, e-mail inoltrate) diventano conversazioni: se sa rispondere propone la risposta, altrimenti vi avvisa.
- Richiesta di recensione Google dopo l'appuntamento, se volete.
Cosa ci serve da voi
- Esportazione dell'agenda (Excel) o inserimento a mano
- Rubrica pazienti con telefono
- Orari e regole per spostare o disdire
- Il link Google per le recensioni, se lo usate
Come sarà all'inizio
Prime settimane con approvazione: leggete i promemoria e le risposte proposte. Ogni risposta che date a un messaggio nuovo viene imparata. I messaggi urgenti ("ho dolore", "si è rotto") non ricevono mai risposte automatiche: vanno a una persona.
Cosa non fa
- Non tratta dati sanitari: solo nome, giorno, ora e tipo di prestazione.
- Non si collega ai portali di prenotazione chiusi (MioDottore e simili).
Acquisti dai fornitori incluso nei piani
Cosa fa
- Magazzino con giacenze (dal negozio online o da Excel) e avviso quando un prodotto scende sotto la scorta minima.
- Lista fornitori e documenti (listini, ultimi ordini) in un posto solo.
- Richieste di preventivo ai fornitori preparate da noi, inviate con il vostro sì.
Cosa ci serve da voi
- Lista dei prodotti con giacenze e scorte minime
- Fornitori attuali con contatti e ultimi prezzi
- Ultimi ordini di acquisto
Come sarà all'inizio
All'inizio ricevete solo avvisi (scorte basse) e proposte di richiesta ai fornitori. Gli ordini li confermate sempre voi.
Cosa non fa
- Non ordina da solo.
- Non cerca fornitori nuovi al posto vostro: possiamo darvi una lista, ma la scelta è vostra.
Spedizioni e resi per e-commerce in arrivo
Cosa fa
- Ordini e clienti da WooCommerce e Shopify (PrestaShop e Magento su richiesta).
- Spedizioni con link di tracciamento: "è partito" al cliente, allarme per quelle ferme, giro consegne per chi consegna in proprio.
- Resi a tappe con messaggi al cliente; rimborsi e rifiuti sempre con approvazione.
- Richiesta di recensione dopo la consegna.
Cosa ci serve da voi
- Chiavi del negozio (le create voi nel pannello, in due minuti)
- File delle spedizioni dal corriere, o account con un aggregatore di corrieri
- Regole per resi e rimborsi
Come sarà all'inizio
Il negozio si collega subito e scarica ordini, clienti e prodotti. Le spedizioni le caricate dal file del corriere finché non colleghiamo il suo account.
Cosa non fa
- Non fa rimborsi da solo.
- Amazon ed eBay richiedono una pratica di approvazione: arrivano dopo.
Segreteria amministrativa in arrivo
Cosa fa
- Posta inoltrata a un indirizzo dedicato: ogni e-mail diventa una conversazione da seguire.
- Fatture ricevute e scadenze dei pagamenti con avvisi.
- Documenti, cose da fare, scadenze in agenda.
Cosa ci serve da voi
- Un inoltro dalla casella dell'ufficio
- Fatture ricevute (elettroniche o Excel)
- Scadenziario attuale
Come sarà all'inizio
Prepara e ricorda; non decide. Pagamenti e firme restano a voi.
Cosa non fa
- Non paga, non firma, non risponde da solo alle e-mail.
Come si parte, passo per passo
- Registrazione gratuita, senza carta.
- Il tuo modo: tu o lei, firma, orari, regole. Cinque minuti.
- Documenti: la lista di cosa serve per i servizi scelti, con le spunte su quello che c'è già.
- Collegamenti e dati: negozio online con le chiavi; fatture, agenda, rubrica con un file. Ogni file lo vedete come è stato letto prima di salvarlo.
- Automazioni accese con approvazione. Azioni per approvare, correggere, scartare.
- Dopo qualche settimana, automatico dove i numeri lo permettono.
Cosa colleghiamo e cosa no, voce per voce: la mappa dei collegamenti.