In un clic

Manuale d'uso

Pagina per pagina, passo per passo. In ogni pagina dell'area trovi il link "Come si usa questa pagina" che porta qui, al punto giusto.

Indice
  1. Da dove si comincia
  2. La mia area
  3. Il tuo modo
  4. Documenti
  5. Dati: fatture, ordini, appuntamenti, magazzino, contatti
  6. Collegamenti: negozio online e posta
  7. Automazioni
  8. Azioni: approvare, correggere, inviare
  9. Conversazioni
  10. Agenda e prenotazioni
  11. Da fare
  12. Operazioni: preventivi, spedizioni, abbonamenti, resi, recensioni
  13. Profilo, dati e account
  14. Assistenza

Da dove si comincia apri la pagina →

  1. Registrati con nome, e-mail e una password: non serve una carta.
  2. Il modo più veloce per vederlo al lavoro: in "Il tuo primo sollecito" (lo trovi in cima alla tua area finché non hai fatture) scrivi una fattura che un cliente non ti ha pagato. Il sollecito è pronto subito e aspetta il tuo sì: non parte niente da solo.
  3. Vai in "Il tuo modo" (in fondo a ogni pagina): scegli tu o lei, scrivi la firma dei messaggi, gli orari e le regole. Cinque minuti.
  4. Apri "Documenti": trovi la lista di cosa serve per i servizi scelti, con la spunta su quello che c'è già.
  5. Collega il negozio da "Collegamenti" oppure carica fatture, agenda e rubrica da "Dati".
  6. Accendi le automazioni che ti servono da "Automazioni", lasciando "Li approvo io prima".
  7. Ogni giorno apri "Azioni": approva, correggi o scarta i messaggi preparati.
Quanto tempo ci vuole per partire?

Circa un'ora la prima volta, poi dieci minuti al giorno per approvare e correggere.

Devo cambiare i miei programmi?

No. Continui a usare il tuo gestionale, il tuo negozio e la tua posta: il sito ci si appoggia sopra.

La mia area apri la pagina →

  1. I riquadri in alto sono contatori: clicca su uno per andare alla pagina giusta.
  2. "Fase di apprendimento" dice quanti messaggi sono andati bene così com'erano: quando 9 su 10 vanno bene (su almeno 20), puoi mettere le automazioni in automatico.
  3. "Da dove partire" è la lista delle cose ancora da fare per essere operativi.
Perché vedo "conversazioni in sospeso" in rosso?

È arrivato un messaggio a cui il sito non sa rispondere. Vai in Conversazioni e rispondi tu: la risposta viene imparata.

Il tuo modo apri la pagina →

  1. Scegli se dai del tu o del lei ai clienti: cambia tutti i messaggi preparati.
  2. La firma è quello che appare in fondo ai messaggi: nome dell'attività, indirizzo, telefono.
  3. Negli orari scrivi quando siete aperti e come si spostano o disdicono gli appuntamenti: compaiono nella pagina di prenotazione.
  4. Nelle regole scrivi cosa dire sempre e cosa non dire mai ("mai promettere sconti", "indicare sempre l'IBAN"): l'assistente le applica a ogni messaggio prima di proportelo.
  5. In "Cosa ho imparato dalle tue correzioni" vedi le abitudini ricavate dalle tue modifiche: se una non ti torna, premi "Dimentica".
Posso parlare con l'assistente?

Sì, sotto ogni messaggio in Azioni: scrivi cosa cambiare ("più breve", "togli Gentile") e premi "Chiedi all'assistente". Spunta "vale anche per i prossimi" per farne una regola.

Documenti apri la pagina →

  1. In alto c'è la lista di cosa serve per ogni servizio attivato: "serve" è indispensabile, "utile" aiuta.
  2. Scegli cosa sono i file, selezionane anche più di uno e premi Carica. Excel e testi vengono letti subito; PDF e Word li leggiamo noi.
  3. Fatture, agenda e magazzino non si caricano qui ma in "Dati": lì finiscono direttamente nelle tabelle.
Posso caricare un file con password?

No: i file con password non si possono leggere. Toglila prima di caricarlo.

Dati: fatture, ordini, appuntamenti, magazzino, contatti apri la pagina →

  1. Esporta l'elenco dal tuo programma (quasi tutti hanno "Esporta in Excel").
  2. In "Carica un file" scegli cosa contiene (fatture emesse, fatture ricevute, appuntamenti, ordini, magazzino, contatti, spedizioni, preventivi, abbonamenti) e seleziona il file.
  3. Prima di salvare vedi come è stato letto: le colonne abbinate, le prime righe, gli avvisi. Se è giusto premi "Conferma e salva", altrimenti "Annulla".
  4. Per le fatture elettroniche scegli "Fatture elettroniche (XML / P7M)" e carica i file .xml o .p7m, anche tanti insieme.
  5. Ricaricare lo stesso file aggiornato non crea doppioni: aggiorna le righe già presenti.
  6. "Segna pagata" su una fattura annulla i solleciti in sospeso per quella fattura.
Dice "non trovo la colonna: importo". Cosa faccio?

Apri il file e rinomina l'intestazione della colonna con un nome chiaro: "Importo", "Scadenza", "Cliente", "Numero". Poi ricaricalo. Le abbreviazioni comuni ("Tot. Doc.", "Scad.") vengono capite.

Le date sono sbagliate.

Il sito legge "19/09/2026" e "2026-09-19". Se nel file le date sono come testo all'americana ("09/19/2026"), cambia il formato della colonna in Excel in data.

Una fattura elettronica non viene letta.

Controlla che sia un file .xml o .xml.p7m della fattura (non la ricevuta di consegna dello SdI, che è un altro file).

Cos'è "Occhio alle spese" nella scheda Da pagare?

Un controllo automatico sulle fatture ricevute: segnala la stessa fattura caricata due volte, lo stesso importo fatturato due volte in pochi giorni, un importo molto sopra la media di quel fornitore e tre aumenti di fila. Sono cose da controllare, non giudizi: decidi tu cosa fare e la contabilità resta del tuo commercialista.

Da dove scarico le fatture elettroniche?

Dal tuo programma di fatturazione, oppure dal sito dell'Agenzia delle Entrate (Fatture e Corrispettivi), scaricando i file delle fatture emesse.

Collegamenti: negozio online e posta apri la pagina →

  1. WooCommerce: nel pannello di WordPress vai in WooCommerce → Impostazioni → Avanzate → API REST → Aggiungi chiave. Descrizione "In un clic", permessi "Lettura". Copia chiave e segreto subito: WordPress li mostra una volta sola.
  2. Shopify: Impostazioni → App e canali di vendita → Sviluppa app → Crea un'app → Configura ambiti API Admin: read_orders, read_customers, read_products → Installa → copia il token (inizia con shpat_).
  3. Torna in Collegamenti, premi "Collega" sul negozio, incolla i dati e premi "Prova e collega". Il sito prova subito e scarica ordini, clienti e prodotti.
  4. "Aggiorna ora" scarica le novità; comunque il sito lo fa da solo ogni 15 minuti.
  5. Posta: inoltra le e-mail dei clienti all'indirizzo dedicato che trovi nella pagina (o imposta un inoltro automatico): diventano conversazioni.
  6. Altri strumenti: segnala cosa usi nel modulo in fondo e li colleghiamo insieme.
"Il negozio rifiuta chiave o segreto".

Controlla di aver copiato chiave e segreto per intero, senza spazi, e che i permessi della chiave siano almeno "Lettura". Se li hai persi, crea una chiave nuova.

"Non riesco a raggiungere il negozio".

Controlla l'indirizzo: deve essere quello completo del negozio, per esempio https://www.tuonegozio.it, e il negozio deve essere online.

Posso togliere il collegamento?

Sì, con "Rimuovi". Puoi anche revocare la chiave dal pannello del negozio: da quel momento il sito non legge più nulla.

Il mio magazzino / gestionale / corriere non sa cosa sono le API. Cosa faccio?

Non devi spiegarglielo tu. Nella pagina Collegamenti trovi una lettera già scritta, in parole semplici, da inoltrare al fornitore: chiede un'esportazione automatica o una chiave in sola lettura. La mandi tu, dal tuo indirizzo. Se il fornitore risponde con parole tecniche, inoltraci la risposta dalla pagina Assistenza: ti diciamo noi cosa fare.

Automazioni apri la pagina →

  1. Ogni riquadro è un'automazione: metti la spunta su "Accesa" e premi Salva.
  2. "Li approvo io prima" (consigliato all'inizio): i messaggi vanno in Azioni e partono solo dopo il tuo sì. "Automatico": nascono già approvati e li trovi in Azioni pronti da mandare con un clic (niente parte senza un tuo tocco).
  3. Anche in automatico, le cose delicate (il secondo sollecito, i rimborsi, i rifiuti) aspettano sempre la tua approvazione.
  4. I numeri (giorni, ore, soglie) li regoli tu: per esempio "3 giorni dopo la scadenza" per il primo sollecito.
  5. "Esegui adesso" fa un giro subito, senza aspettare i 15 minuti.
Ho acceso l'automazione ma non prepara nulla.

Serve che ci siano i dati giusti: fatture con scadenza per i solleciti, appuntamenti con telefono per i promemoria, giacenze per le scorte. Controlla in Dati.

Azioni: approvare, correggere, inviare apri la pagina →

  1. "Da approvare": leggi il messaggio. "Approva" lo passa a "Da inviare"; "Modifica" ti fa cambiare il testo a mano (e l'assistente impara l'abitudine); "Scarta" lo elimina.
  2. "Chiedi all'assistente": scrivi a parole cosa cambiare ("più breve", "aggiungi l'IBAN", "togli Gentile") e il testo viene rifatto; poi approvi. Con la spunta "vale anche per i prossimi" la richiesta diventa una regola.
  3. "Da inviare": premi "Apri su WhatsApp" o "Apri nella posta": si apre il programma con il testo già scritto, tu premi Invia. Poi "Segna come inviata".
  4. Se in "Il tuo modo" scegli "Per e-mail partono da soli", i messaggi via e-mail già approvati vengono spediti a nome tuo senza il clic (nello Storico li vedi come "partita da sola"). Quelli via WhatsApp restano con un clic.
  5. Nello "Storico" trovi tutto quello che è partito o è stato scartato.
"Apri su WhatsApp" dice che il numero non esiste.

Il numero in rubrica è sbagliato o incompleto. Correggilo nel file e ricaricalo, o aggiungi il prefisso.

Conversazioni apri la pagina →

  1. I messaggi in arrivo (e-mail inoltrate, telefonate o WhatsApp registrati a mano) compaiono qui.
  2. Se il sito sa rispondere, prepara la risposta (la trovi in Azioni). Se non lo sa, la conversazione resta "in sospeso" e te lo dice.
  3. Rispondi tu nella casella: la risposta parte e viene imparata. La prossima volta che arriva una domanda simile, la propone il sito.
  4. I messaggi urgenti (dolore, reclami, cose rotte) stanno in cima in rosso e non ricevono mai risposte automatiche.
  5. "Registra un messaggio ricevuto" serve per le telefonate e per i canali non ancora collegati.

Agenda e prenotazioni apri la pagina →

  1. Gli appuntamenti sono per giorno. "Fatto" chiude l'appuntamento, "Annulla" lo annulla e ferma i promemoria.
  2. "Aggiungi un appuntamento" lo inserisce e prepara subito il messaggio di conferma.
  3. Il tuo indirizzo di prenotazione (in fondo) lo metti sul sito, su Google o in firma: chi lo apre chiede un appuntamento, tu lo confermi con un clic e il messaggio parte.
  4. "Scadenze dei prossimi 30 giorni": rinnovi, pagamenti ai fornitori e preventivi in scadenza, tutti insieme.

Da fare apri la pagina →

  1. Gli avvisi delle automazioni (pagamenti, scorte, spedizioni ferme) e le cose che ti segni tu. Quando è fatto, un clic.

Operazioni: preventivi, spedizioni, abbonamenti, resi, recensioni apri la pagina →

  1. Preventivi: segna quelli inviati (o caricali da file). Il seguito lo prepara il sito. "Accettato" o "Rifiutato" chiude.
  2. Spedizioni: aggiungi a mano o carica il file del corriere. Il cliente riceve il link di tracciamento; tu l'allarme per quelle ferme.
  3. Giro consegne: se consegnate voi, a fine giro segnate "Consegnato" o "Non consegnato" con il motivo. Il cliente viene avvisato; al secondo tentativo fallito ricevi un avviso.
  4. Abbonamenti: inserisci cliente, cosa, importo, periodo e scadenza. Il promemoria di rinnovo parte prima della scadenza. "Rinnovato" sposta la data.
  5. Resi: registra la richiesta, poi Autorizza o Rifiuta, Ricevuto, Rimborsato o Sostituito. A ogni tappa un messaggio al cliente.
  6. Recensioni: incolla il tuo link Google e accendi "Richiesta di recensione". Per rispondere a una recensione ricevuta, incolla il testo: esce la risposta da copiare.
Dove trovo il link per le recensioni Google?

Nel Profilo dell'attività su Google: "Chiedi recensioni" → copia il link. Inizia con https://g.page/r/

Profilo, dati e account apri la pagina →

  1. Nome, azienda e telefono si cambiano qui; la password anche.
  2. "Scarica i miei dati" ti dà tutto in un file.
  3. "Chiudi l'account" cancella tutto, per sempre: serve la password e scrivere CHIUDI.

Assistenza apri la pagina →

  1. Scrivi il problema nella pagina Assistenza: ricevi subito i suggerimenti del manuale, e la richiesta arriva a una persona.
  2. Una persona risponde nelle ore lavorative; la risposta la trovi nella stessa pagina (e ti avvisiamo).
  3. Se non riesci a fare una cosa, premi "Consenti all'assistenza di entrare": per 24 ore possiamo entrare nel tuo account e farla insieme a te. Tutto quello che facciamo è registrato e lo vedi nella pagina.
L'assistenza vede le mie password?

No. Nessuno vede le password, nemmeno noi: sono conservate in forma protetta. L'accesso dell'assistenza non le mostra.

Non hai trovato la risposta? Chiedi all'assistenza.